Корпоративные внутренние коммуникации: как сделать так, чтобы все в компании были на одной волне
Внутренние коммуникации существуют в любой организации, но не всегда компании уделяют им достаточно внимания. Как сделать так, чтобы они работали на благо компании, рассказывает эксперт в сфере корпкультуры и внутрикома Наталья Шонина.
Вы узнаете
- Что такое внутренние коммуникации
- Цели и задачи внутренних коммуникаций
- Виды внутренних коммуникаций
- Каналы внутренних коммуникаций
- Как выстроить эффективную систему внутренних коммуникаций
- Как оценивать эффективность внутренних коммуникаций
- Какие ошибки мешают компаниям эффективно выстраивать внутренние коммуникации
- Тренды в области внутренних коммуникаций
Что такое внутренние коммуникации
Внутренние коммуникации — это процесс обмена информацией внутри компании. Если он выстроен эффективно, компания достигает стратегических целей, повышает осведомленность сотрудников и снижает их уровень стресса на рабочем месте. Если же процесс пущен на самотек, то люди либо оказываются в информационном вакууме, либо обмениваются непроверенными новостями и вынуждены постоянно строить догадки о том, как обстоят дела у их работодателя. Это сказывается и на бизнес‑результатах компании, и на HR‑бренде.
Цели и задачи внутренних коммуникаций
Ключевая цель внутренних коммуникаций — познакомить сотрудников со стратегией компании и объяснить, за счет каких действий она будет реализована. Для этого бизнес‑функция, которая отвечает за внутренние коммуникации, совместно с руководством компании раскладывает стратегические задачи на главные сообщения и выбирает инструменты, с помощью которых будет доносить их до команды.
Эффективно работающий внутриком позволяет компании не только передавать информацию сотрудникам, но и вовлекать их в активное взаимодействие с руководством и получать от них обратную связь.
Новости
- Удобный конструктор
- Готовая коллекция обложек
- Аннотация для привлечения внимания
- Гибкая адресация по всей компании, конкретным сотрудникам, группам, отделам, юридическим лицам
- Комментарии, голосование, оценка
С помощью внутренних коммуникаций компания может решать любые задачи. Например:
- снижение стоимости найма сотрудников;
- снижение уровня текучести кадров;
- развитие корпоративной культуры;
- оптимизация бизнес‑процессов;
- повышение эффективности работы департаментов.
Виды внутренних коммуникаций
Первый тип классификации внутрикома опирается на форматы взаимодействия — устные, письменные, онлайн и офлайн.
В одних компаниях звонок по телефону — самый быстрый способ обсудить с коллегой любой вопрос. Другие компании фокусируются на письменном взаимодействии. Третьи по любому случаю бронируют переговорку или организуют видеоконференцию. А четвертые ловко жонглируют всеми способами или позволяют сотрудникам самостоятельно выбирать подходящие форматы общения.
Второй тип классификации опирается на направление коммуникации. Здесь выделяют три вида:
- Вертикальные коммуникации, когда вся информация исходит от руководителей и спускается на все уровни сотрудников.
- Диагональные коммуникации, когда сотрудники обращаются к руководству и взаимодействуют с другими отделами.
- Горизонтальные коммуникации, когда сотрудники общаются с коллегами того же уровня.
Чаще всего в компаниях присутствуют все типы и виды коммуникаций. Их сочетание и правила использования определяются корпоративной культурой, ценностями компании и сферой деятельности.
Проводите видеосовещания в Setty без дополнительных приложений и с любого устройства
Каналы внутренних коммуникаций
Любой канал хорош тогда, когда он отвечает потребностям пользователей и решает поставленную перед ним задачу. Как и в случае с форматами и направлением коммуникации, не существует универсального варианта, который подошел бы всем компаниям без исключения.
Основной список каналов коммуникации выглядит так:
- Внутренние и внешние социальные сети.
- Электронная почта и мессенджеры.
- Корпоративные порталы.
- Внешние и внутренние мероприятия, в том числе встречи команд.
- Сервисы для управления проектами.
- Корпоративные СМИ: радио, телевидение, печатные и электронные корпоративные издания.
- Медиапроекты: подкасты, бренд‑медиа.
Как выстроить эффективную систему внутренних коммуникаций
Построение внутрикома — это игра вдолгую. Поэтому в первую очередь необходимо уделить внимание этапу планирования. Его можно разделить на 5 шагов:
- Провести аудит и понять, как сейчас устроены внутренние коммуникации. На этом этапе важно выяснить, насколько однородно информационное поле, в котором находятся сотрудники и какие каналы они используют для общения.
- Каскадировать стратегические цели до ключевых сообщений. Это позволит понять основные направления коммуникации и определить, какие изменения нужно вносить в уже сложившийся процесс обмена информацией.
- Сформулировать, какие ценности лежат в основе корпоративной культуры компании. Это поможет выбрать тональность коммуникации и сузить выбор каналов до достаточного минимума.
- Составить портрет целевой аудитории. Если у компании есть представительства в разных регионах или функции, которые сильно отличаются друг от друга (например, продажи, производство и логистика), лучше составить несколько портретов с учетом всех нюансов. Это поможет адаптировать коммуникацию под аудиторию.
- Финализировать список каналов коммуникации. Он может совпадать с тем, что сформировался в компании силами сотрудников, а может быть уточнен — дополнен или, наоборот, сокращен.
- Сформулировать правила, которые станут общими для всей компании. Это может касаться времени взаимодействия, выбора канала в зависимости от вопроса и прочее.
На каждом из этих этапов также нужно учитывать формат работы людей — офисный или удаленный. Во втором случае важно дополнительно подчеркивать принадлежность к компании, корпоративные культурные особенности, уточнять правила взаимодействия в каналах коммуникации.
Cоздайте для сотрудников единое цифровое пространство для коммуникации вместо винегрета из почты, мессенджеров и других инструментов
После того как подготовительные работы завершены, можно переходить к знакомству сотрудников с новой системой корпоративной коммуникации, собирать обратную связь и периодически оценивать эффективность процесса.
Как оценивать эффективность внутренних коммуникаций
Для оценки эффективности используют:
- Аудит системы внутренних коммуникаций: позволяет сверить, насколько содержание коммуникаций соответствует стратегическим целям компании.
- Онлайн-опросы сотрудников: помогают узнать, какие из предложенных каналов коммуникации сотрудники считают основными, как они оценивают релевантность и достаточность получаемой информации, с какими проблемами сталкиваются.
- Глубинные интервью: позволяют получить более полную оценку сотрудников и узнать о ситуациях, о которых люди не рассказывают в опросах.
- Фокус-группы: с их помощью можно протестировать новые идеи или предстоящие изменения в системе выстраивания внутренних коммуникаций, а также увидеть, как люди взаимодействуют с каналами коммуникации.
Большинству компаний достаточно проводить оценку эффективности раз в год. Быстроразвивающимся организациям и стартапам лучше делать это чаще — каждые полгода или даже раз в квартал.
Какие ошибки мешают компаниям эффективно выстраивать внутренние коммуникации
Так же, как не существует двух одинаковых компаний, не бывает и полностью идентичных систем внутренних коммуникаций. Но это не мешает выделить 5 ошибок, которые чаще всего мешают компаниям достигать своих целей:
- Руководство не взаимодействует с сотрудниками. Может проявляться и на уровне топ‑менеджмента, и на уровне руководителей команд. Такая проблема возникает, когда руководители думают, что взаимодействие за пределами постановки задач и проверки результатов не повлияет на работу компании.
- У топ-менеджеров и сотрудников разные ценности. Из‑за этого возникают несоответствия в ожиданиях друг от друга и появляются разные трактовки решений.
- Коммуникация идет только в направлении «сверху‑вниз». В результате сотрудники теряют возможность поделиться идеями и рассказать о проблемах, а руководители оказываются в информационном пузыре и ориентируются только на свое мнение и мнение других руководителей.
- Любая коммуникация в направлении «снизу‑вверх» воспринимается руководителями как жалоба. Проблема возникает, когда есть расхождение в ценностях и люди по‑разному воспринимают цели коммуникации.
- Коммуникация ведется ради коммуникации. Это происходит, когда авторы коммуникации не задаются вопросами, кому, что и зачем они хотят рассказать.
Тренды в области внутренних коммуникаций
Быстрота и адекватность реакции в коммуникациях. Готовность к изменениям становится важнее стандартов и первоначальных планов. Отказываться от них не надо — меняется их роль. Если раньше они были чем‑то незыблемым, то сейчас превращаются в ориентиры, которые помогают принимать оперативные решения.
Смыслы и упаковка коммуникации имеют все большее значение. Объем информации, с которым ежедневно сталкивается любой человек, постоянно растет. Поэтому любое сообщение должно быть лаконично сформулировано, аккуратно оформлено и передано в виде истории.
Визуализация и мультимедийный контент. Все, что можно показать, — показывайте. Инфографики, карточки, комиксы и изображения зачастую лучше передают информацию, чем обычное текстовое сообщение. А смена форматов помогает удерживать внимание адресата.
Используйте геймификацию для повышения вовлеченности:
- Автоматически выдавайте внутреннюю валюту: за достижения, прохождение испытательного срока, завершение проекта и т.д.
- Мотивируйте сотрудников на достижения с помощью корпоративного магазина, где они могут потратить внутреннюю валюту
Автоматизация и использование AI. Инструменты помогают упростить работу с внутренними коммуникациями, избавить от рутинных задач и минимизировать вероятность ошибки. Например, использование искусственного интеллекта в генерации контента — с последующей доработкой под особенности компании и Tone of voice.
Персонализация. Несмотря на скорость, автоматизацию и другие подобные тренды, сообщение должно быть актуальным для каждого адресата. В этом поможет сегментация получателей.
UGC-контент. Выстраивание внутренних коммуникаций — задача не одного специалиста или отдела. В этом процессе участвуют все сотрудники. В случае развития UGC‑контента (то есть контента, который генерят пользователи: сотрудники, а не компания) они могут делать это в максимально активном формате: писать статьи, модерировать сообщество, делать рассылку с новостями своей команды.
Видеоматериалы по теме
