Инвентаризация товаров в магазине: кто проводит, из каких этапов состоит, какие ошибки допускают

Кто проводит инвентаризацию

Комиссия — в супермаркетах и крупных магазинах. В организациях для проведения инвентаризации собирают комиссию, назначают председателя. Как правило, председатель — это директор магазина или его заместитель. В комиссию могут входить бухгалтер, товаровед.

Сами продавцы — чаще у ИП. Предприниматели, как правило, доверяют инвентаризацию продавцам, комиссию не собирают. Тут есть опасность: если сотрудники воруют и у них есть нужный доступ к учетной системе, они могут подбить количество продукции при инвентаризации.

Независимая организация. Чтобы не отвлекать своих сотрудников, инвентаризацию можно доверить независимой организации. Специалисты не заинтересованы в подгоне цифр, работают по четкой схеме, меньше допускают ошибок при пересчете и оформлении документов.

Такие организации могут провести инвентаризацию под ключ или проконтролировать ваших сотрудников: проверить итоговые документы, проанализировать причины расхождений.

Как подготовиться к инвентаризации

Чтобы пересчет остатков не мешал работе магазина, его проводят ночью или рано утром перед открытием смены. Расскажем, что учесть при подготовке к инвентаризации в магазине.

Проверьте статусы складских документов

Чтобы в программе отражались корректные остатки, проконтролируйте:

• Документы поступлений проведены. Все претензии поставщикам зафиксированы или закрыты.
• В учетной программе проведены списания и перемещения.
• Закрыта кассовая смена.

Подготовьте торговый зал и склад к пересчету

1. Проверьте, нет ли в зале отложенного товара. Покупатель просил отложить «на пару часов», продавец убрал товар с витрины и положил в ящик около кассы. При инвентаризации продавец не присутствовал или просто забыл про отложенную вещь. Итог — недостача при инвентаризации.
2. Наведите порядок на полках. Покупатель по пути к кассе передумал покупать конфеты и выложил их на полку к макаронам. Перепроверьте полки, чтобы единицы из одной товарной группы лежали на своем месте. Это действие сэкономит время при проведении инвентаризации.
3. Достаньте товар из «заброшенных» мест. Обычно это шкафы, углы помещений, полки под кассовым местом, где скапливаются коробки. Поиск товара по углам будет тормозить инвентаризацию.
4. Проверьте, чтобы товар имел штрихкоды или этикетки со штрихкодами. Плохо читаемые или поврежденные штрихкоды будут тормозить пересчет.

Как проводить инвентаризацию в магазине: экономим время на каждом шаге

Шаг 1: Закройте магазин

Во время полной инвентаризации торговую точку нужно закрыть. Если продажи не остановить, остатки будут отражаться некорректно.

Шаг 2. Выгрузите или распечатайте остатки из учетной системы

Перед началом инвентаризации заполняют инвентаризационную опись. В нее вносят остатки товаров по данным учета и затем отмечают фактические остатки.

Как ускорить процесс. Вместо заполнения описи вручную — выгрузите перечень товаров из учетной программы.

В Setty Retail создание и заполнение документа займет меньше минуты. В документе нужно указать склад, время проведения инвентаризации и выбрать из каталога группы товаров, которые будете пересчитывать. Программа добавит в документ нужные наименования и укажет количество товаров по данным учета. Сотруднику останется заполнить фактическое количество товара вручную или с помощью сканера штрихкодов.

Фактические остатки можно вносить не только на компьютере, но и с помощью смартфона или терминала сбора данных. В зависимости от того, какую технику используете для подсчета.

Если хотите проверить честность сотрудников, скройте остатки, которые числятся в учетной программе. В Setty уже есть такая настройка.

Шаг 3: Посчитайте товар

Продукцию пересчитывают по товарным группам, количество отмечают в документе. Если остатки не сходятся, товары из группы пересчитывает другой сотрудник.

Как ускорить

Ускорить пересчет поможет сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД) с мобильным приложением для учета Setty Docs. Его можно установить даже на смартфон — и использовать телефон с камерой вместо сканера.

Алгоритм пересчета:

1. Сотрудник создает документ инвентаризации на компьютере и сохраняет его.
2. Если пересчитывает товар с помощью смартфона или ТСД — открывает документ на устройстве. Если с помощью сканера — подключает его к компьютеру.
3. Сканирует штрихкоды товаров.
4. Фактические остатки в документе заполнятся автоматически.

Шаг 4: Зафиксируйте расхождения

В Setty прямо в документе инвентаризации программа цветом выделит расхождения плана и факта, покажет сумму расхождений. Документ можно распечатать и дать на подпись членам инвентаризационной комиссии.

После проведения документа Setty автоматически скорректирует остатки товара на складе.

Какие отклонения можно обнаружить после инвентаризации

После проверки могут возникнуть отклонения: недостача, излишки, пересортица, порча. В таблице объяснили, в каких случаях могут появляться отклонения.