Проверка кадровых документов перед переходом на КЭДО: опыт, шаблоны, выводы
Многие компании сейчас внедряют электронные документы в кадрах. Но прежде чем закупать лицензии, настраивать системы и проводить обучение работников, нужно сделать шаг № 1, без которого переход на КЭДО рискует провалиться: аудит кадровых бизнес-процессов.
Как юрист я сопровождала свыше 50 внедрений кадрового ЭДО в компаниях, провела больше 100 консультаций, в том числе по трудовым спорам, связанным с некорректным переводом компаний на КЭДО. Самое обидное в таких ситуациях, что кейсы повторяются. Большинство ошибок компании могли избежать, если бы до начала автоматизации провели полноценный аудит кадровых бизнес-процессов.
В статье узнаете, как проводить оценку кадрового делопроизводства перед переходом на кадровый ЭДО. Получите шаблон матрицы для самостоятельного аудита кадров при внедрении КЭДО, который я использую в своей работе.
Что вы узнаете
Зачем проводить аудит кадровых бизнес‑процессов перед запуском КЭДО
Сможете соблюсти сроки и не нарушить процессы
Нам, кадровикам и юристам, кажется очевидной информация о сроках подписания кадровых документов, о том, что кем подписывается, как согласуется, какие документы обязательны, а какие избыточны. Но это не так. Для IT‑специалистов, внедренцев и даже вашего руководства это не всегда известная информация.
Для переноса кадровых процессов в онлайн их сначала нужно описать, структурировать и очистить от лишнего. Только тогда вы получите не просто перевод бумаг в цифру, а качественную автоматизацию, которая будет помогать в работе.
✍️ Пример: компания перевела в КЭДО отпуска и чуть не забыла о колдоговоре
Компания учла 14‑дневный срок для направления уведомлений, 3‑дневный срок для оплаты отпуска. Но только HR‑специалист точно знала, как считать сроки: в рабочих или календарных днях. Она же вспомнила, что по условиям колдоговора предпенсионеры имеют право на 3 дополнительных дня отпуска.
Что делать. Опишите все движения кадровых документов, принятых в компании. Учитывайте не только положения закона, но и требования ваших ЛНА, приказов. Результат описания кадровых процессов удобнее заносить в таблицу.
Исключите избыточные согласования и документы
Есть холдинги, в которых трудовые договоры одной фирмы согласовывают и подписывают работники другой. А это повод обвинить бизнес в дроблении. Есть ситуации, когда исполнителей по договорам ГПХ знакомят с ЛНА и кадровыми приказами. А это повод для переквалификации правоотношений с исполнителями в трудовые. Есть компании, которые по‑прежнему применяют карточки Т‑2, подписывают приказы об отпуске по графику или иные документы, которые не являются обязательными по закону. А это замедляет кадровые процессы.
Избыточные документы и согласования можно, конечно, перевести в электронный вид. Но вы рискуете получить и электронный бардак, и претензии госорганов.
✍️ Пример: строительная фирма тратила по 4 часа на необязательный документ
Перед внедрением КЭДО строительная фирма провела внутренний аудит кадровых процессов. Выяснилось, что рабочие в командировках тратят по 4 часа рабочего времени на подписание командировочных удостоверений. Они обходят стройки в поисках подписанта.
Командировочные удостоверения — необязательный по закону документ, поэтому фирма от удостоверений отказалась и не стала переводить их в электронный вид.
Что делать. Опишите кадровые процессы, чтобы посмотреть на них со стороны и увидеть избыточность или недостаточность документов. Понять узкие места, на которых работники теряют рабочее время. Привлекайте к аудиту тех, кто уже имеет опыт внедрения КЭДО. Они смогут поделиться лайфхаками, которые применяют другие компании для ускорения документооборота. Даже опытному HR‑специалисту со временем становится сложно замечать неэффективности — взгляд замыливается.
Унифицируйте документы и процессы
Описание бизнес‑процессов позволяет их унифицировать. А когда процессы похожи друг на друга, проще поддерживать их актуальность и обучать работников.
✍️ Пример: за счет унификации кадровая служба сократила время на ознакомление работников с инструкциями и ЛНА
Компания обратила внимание, что регулярно обновляла редакции ЛНА и инструкций. Специалист отдела кадров вручную отслеживал изменения, номера и даты редакций документов, вручал их под подпись сотрудникам.
Перед внедрением КЭДО компания провела аудит и унифицировала процесс ознакомления. Она сформировала единый Лист ознакомления, на котором теперь указывается перечень ЛНА и инструкций, но без номера и даты редакции. Это позволяет не отслеживать наименования актуальных редакций, но для ознакомления направлять сотруднику нужную версию документа.
Что делать. Оценивайте кадровые процессы с точки зрения их похожести, повторения. При необходимости доработайте формы документов, чтобы одним документом закрыть несколько процессов.
Что может пойти не так, если аудит не провести
Вместо тысячи слов о возможных проблемах смотрите реальные кейсы компаний:
Не получили ожидаемое ускорение кадровых процессов от внедрения КЭДО. Просто перевели бардак в электронный формат, и процессы остались такими же длинными.
Проиграли судебный спор. Не разделили процесс увольнения дистанционных работников и обычных. Уволили обычного работника по электронному приказу. Работник оспорил электронный приказ в суде по формальным основаниям, суд его восстановил, работодатель проиграл.
Внедряли КЭДО в три раза дольше, чем обычно. В компании применялась сложная управленческая структура, ее описания не было. Поэтому маршруты движения кадровых документов настраивали и изменяли несколько раз.
Дали госорганам повод обвинить бизнес в дроблении. В трех компаниях все значимые документы согласовывал один и тот же человек, реальный собственник бизнеса. Он не был трудоустроен ни в одной из этих фирм. Но в маршруте движения документов его ФИО отражалось. Это стало дополнительным доказательством для налоговой службы, что группа компаний искусственно дробит бизнес для применения льготных режимов налогообложения.
КЭДО в системе Saby проще, чем вы думаете
Покажем, как подписывать кадровые документы электронно, на примере 1С и Saby
Дадим шаблоны Положения о КЭДО и уведомлений для сотрудников
Поделимся опытом оптимизации кадровых процессов при внедрении КЭДО
На что обратить внимание IT и кадровой службе при проведении аудита
Реальные маршруты движения документов должны соответствовать юридической структуре.
В группе компаний часто люди, подписывающие и согласовывающие документ, оформлены только в одной из компаний. При этом их полномочия отражают в учетной системе. Это создает налоговый и трудовой риски. По жалобе таких сотрудников правоотношения с каждой компанией группы могут быть признаны трудовыми. А это не только доплаты работнику, но и доначисление налогов.
«Исторически сложившийся хаос» в маршрутах лучше разобрать.
В быстрорастущих компаниях бывает, что часть отдела согласовывает отпуск с одним руководителем, вторая часть — с другим. Для того чтобы такое согласование перевести в электронный вид без ошибок, хаос надо описать и структурировать. Иначе система КЭДО не сможет понять, какой документ какому руководителю направлять, начнутся регулярные ошибки при прохождении документа. Он будет уходить на согласование не к тому руководителю.
Процессы и документы в холдинге важно унифицировать.
В группе юрлиц часто нет единообразия ни в шаблонах документов, ни в цепочках согласований, ни в способах коммуникации с сотрудниками. Даже если они к этому очень стремятся.
В одной компании заявление на отпуск подают на специальном корпоративном портале, в другой — по электронной почте. Где-то используют унифицированную форму графика отпусков, а где-то применяют собственную форму с визами сотрудников об ознакомлении, и поэтому уведомление об отпуске за 14 дней не направляют. При внедрении кадрового ЭДО такое разнообразие приведет к тому, что для каждого юрлица придется создавать отдельные настройки движения документов, разрабатывать печатные формы. Это увеличивает сроки и стоимость внедрения и усложняет эксплуатацию системы КЭДО в последующем.
Что я советую сделать:
Организуйте общую рабочую группу с представителями всех компаний, переводимых на КЭДО.
Проверьте и сравните по всем юрлицам маршруты движения документов, формы документов, количество процессов, каналы коммуникаций.
Максимально унифицируйте процедуры для всех компаний, чтобы не настраивать дублирующие процессы.
Взаимосвязи всех IT-систем компании нужно выявить и оценить.
Часто компании рассылают, создают кадровые документы не только в 1С и системе для кадрового ЭДО Setty, но и в корпоративном портале, в email-рассылке, телеграме, применяют иные системы для электронного взаимодействия с сотрудниками. Если эти системы не согласовать между собой, это может привести к потере кадровых документов, нарушению сроков их подписания, дублированию — и спровоцировать трудовые споры.
Как оценить взаимосвязи IT-систем:
Проведите аудит учетных и вспомогательных систем, используемых для взаимодействия с сотрудниками, по всем юрлицам.
Определите лишние и дублирующие системы. Например, email-рассылка дублирует переписку в телеграме и на корппортале.
Выделите различия в системах и то, как они взаимодействуют, интегрируются между собой. В холдингах часто интеграция систем у разных юрлиц различается. Эти различия могут повлиять на сроки внедрения КЭДО для каждой из компаний.
Положение о кадровом ЭДО должно соответствовать тому, что вы внедряете.
Параллельно со стартом проработки бизнес-процессов (аудитом) начинайте работу над ЛНА о кадровом ЭДО. В начале внедрения руководство компании не всегда осознает, что положение о КЭДО должно отражать реальную дату внедрения, перечень документов, которые переводятся в электронный вид, список категорий сотрудников, для которых вводится КЭДО. Часто именно в процессе согласования Положения о КЭДО компания пересматривает свой взгляд на бизнес-процессы.
Были случаи, когда из-за сложной управленческой структуры в конкретном подразделении фирма временно отказывалась от перевода этого подразделения на КЭДО. Или из-за сложной интеграции системы учета командировок принимали решение о временном сохранении документов о командировании на бумажных носителях
Ольга Бобович
HR‑специалист компании «Тензор» соавтор курса «Эксперт по кадровому ЭДО»
КЭДО — это не просто «другое». Это совсем иначе. КЭДО требует от нас новых навыков, новой роли и, да, новой ответственности и уровня оплаты труда. Мы больше не архивариусы. Мы операторы цифровой среды. И это рост.
Если подойти к процессу грамотно, то это легкий, понятный и успешный переход в будущее. В нашей компании 7 тысяч сотрудников, и у нас 7 кадровиков. Бумажному документообороту с такой эффективностью просто не справиться.
С чего начать: пошаговый план аудита
1. Составляем перечень кадровых документов
Просто берем и выписываем:
какие кадровые документы в компании применяются— от заявлений до приказов;
кто их создает;
на каком этапе и кем подписываются;
в какой системе формируются.
2. Привязываем нормативно-правовую базу
Каждый документ анализируем: обязателен ли он по закону, ЛНА или необязателен и применяется по привычке, в какой форме он нужен. Это позволит в будущем понять, какие документы можно исключить как устаревшие или неэффективные, а какие — обязаны остаться.
3. Определяем маршруты и сроки движения
Документ всегда кто-то создает. Он может быть создан в конкретной системе, например в системе бухгалтера. Или написан от руки работником, как это бывает с заявлениями на отпуск. Этот документ кто-то подписывает, согласовывает, кто-то получает для ознакомления, а кто-то под подпись.
Пример описания бизнес‑процесса — подписание документов приема
На первом этапе мы составляем только перечень документов, а теперь добавляем подробности и фиксируем:
Кто согласовывает.
Кто подписывает и в какой системе.
Имеет ли право подписант это делать с точки зрения юридического статуса. Это важно, потому что часто документы подписывают лица, не наделенные соответствующими полномочиями. Это риск.
Какой срок движения документа. Например, уведомление об отпуске нужно направить за 14 дней до него. А на требование о даче объяснений работник должен ответить в течение 2 дней.
Как должен завершиться маршрут движения документа. Например, если работник не получит требование о даче объяснений или откажется его получать, тогда нужно составить Акт об отказе. Или если работник не подтвердит факт получения уведомления об отпуске, тогда его отпуск состоится или нет
Михаил Ефимов
руководитель направления Saby HRM, преподаватель курса «Эксперт по кадровому ЭДО»
Документы не равно процессы. В какой системе документ создается? Через какую — согласовывается? Если у вас зоопарк IT‑систем (а это бывает часто), обязательно учитывайте границы и интеграции между ними. Не бойтесь этой сложности — это реальность, с которой нужно и можно работать.
4. Ревизия: все ли документы нужны?
После аудита начинаем оценивать каждый документ:
Обязан ли он быть по закону.
Какие управленческие задачи решает.
Какие риски закрывает.
Можно ли его убрать без вреда.
При бумажном документообороте часто кадровые документы или согласования таких документов применяется «по привычке» из-за уже неактуальных причин. Так бывает с карточками Т-2.
5. Оптимизация документов
Следующим этапом пересматриваем формы документов. В каких-то можно убрать лишние поля или добавить дополнительные согласования. Финальную форму документа правильнее утвердить приказом.
Примеры оптимизации:
График отпусков. Его можно не подписывать у работников. Достаточно лишь проинформировать их о наличии графика. Это позволит не собирать множество подписей, не тратить время на обзвон неподписавших. Достаточно будет просто отправить график работнику и зафиксировать в системе факт получения документа.
Личная карточка Т-2. Оставляем, только если реально нужна. Как оформить отказ от ведения карточек Т-2.
Приказ о приеме на работу. Тоже необязательный документ. Какие-то компании отказываются от его применения. Некоторые оставляют и после перехода на КЭДО, поскольку приказ завязан в системе на другие процессы. Но тогда применяют пакетное подписание. Это когда работник подписывает приказ и электронный трудовой договор одной кнопкой, а не дважды.
6. Минимизация этапов согласования
После описания кадровых процессов проще принять решение, какие из подписей и виз согласования начальства можно оптимизировать.
Например, процесс согласования отпуска может состоять из 6 этапов, как при бумажном документообороте, а может из 3 за счет автоматизации и настроек в системе для кадрового ЭДО.
| Было | Стало после оптимизации |
|---|---|
|
|
Матрица кадровых процессов
Я применяю матрицу кадровых процессов для аудита перед переходом компании на кадровый электронный документооборот. Она оформлена в виде Excel‑таблицы, в которой вы сможете зафиксировать:
список кадровых документов;
участников кадрового процесса: кто создает, кто согласовывает, кто подписывает;
систему;
этапы и сроки согласования;
обязательность документа;
итоговый результат процесса.
Популярные вопросы
-
Что лучше: проводить аудит по КЭДО самому или обратиться к специалистам
Для описания бизнес‑процессов перед внедрением КЭДО лучше привлекать внутреннего специалиста, он знает и понимает процессы изнутри. Внешний аудитор потратит на эту же работу в разы больше времени.
А вот для оценки кадровых процессов можно привлечь тех, кто уже имеет опыт внедрения КЭДО. Поскольку даже опытному HR‑специалисту со временем становится сложно замечать неэффективности — взгляд замыливается. Внешний специалист сможет поделиться практическими решениями, которые применяют другие компании для ускорения документооборота.
-
Как понять, что проведенный аудит достиг цели
Аудит — это стратегический этап. Он предотвращает ошибки, снижает риски, экономит ресурсы и деньги. Это не бумажка для галочки, это основа стабильной, понятной, безопасной системы КЭДО. Без оценки кадровых процессов вы можете внедрить КЭДО, но получить просто цифровую копию хаоса.
Оценить, достиг ли проведенный аудит цели, можно по следующим параметрам:
вы и все участники внедрения КЭДО понимают кадровые процессы компании;
описаны сроки, списки документов, лица, подписывающие документы;
исключены лишние документы и избыточные согласования, подписи;
маршруты движения документов учитывают юридическую структуру компании.
Видеоматериалы по теме
